Panduan operasional terpadu bagi pemilik perusahaan dan Administrator HR untuk mengelola presensi digital,
master data karyawan, pengaturan shift kerja berjenjang, penerbitan slip gaji digital, fasilitas kasbon karyawan,
hingga pengunduhan laporan eksekutif resmi di Kerjawan.
Portal: app.kerjawan.com
Hak Akses: Administrator & HRD
12 Modul Operasional Terintegrasi
Terverifikasi Sistem Presensi & Kasbon
Topik Tidak Ditemukan
Tidak ada materi panduan yang cocok dengan kata kunci yang Anda masukkan. Silakan periksa kembali ejaan atau gunakan istilah lain seperti "shift", "kasbon", "selfie", atau "slip gaji".
Modul 1Estimasi baca: 4 menit
Mendaftarkan Akun & Penyiapan Awal Perusahaan
Langkah awal registrasi perusahaan, pembuatan akun Administrator resmi di Kerjawan, pengisian data dasar instansi, serta verifikasi email keamanan.
Persiapan Awal Sebelum Mendaftar
Sebelum memulai proses pendaftaran, pastikan Administrator telah menyiapkan informasi umum perusahaan dan kontak yang berwenang:
Dokumen & Data yang Dibutuhkan:
Nama resmi perusahaan/badan usaha, alamat lengkap kantor operasional, nomor telepon & WhatsApp aktif, serta alamat email utama yang akan difungsikan sebagai email Master Administrator.
Langkah Registrasi Akun Perusahaan
1
Kunjungi Portal Resmi Kerjawan
Buka peramban (browser) di komputer Anda dan akses situs resmi https://kerjawan.com atau langsung ke tautan pendaftaran https://app.kerjawan.com/register.
2
Klik Tombol "Daftar" atau "Coba Gratis"
Pada sudut kanan atas halaman beranda, pilih menu "Daftar" untuk membuka formulir registrasi instansi baru.
3
Isi Formulir Data Perusahaan
Lengkapi kolom: Nama Lengkap PIC, Nama Perusahaan, Alamat Email Resmi, Nomor Handphone / WhatsApp, serta Kata Sandi akun yang kuat.
4
Klik "Daftar Sekarang"
Sistem akan memvalidasi data dan langsung mengarahkan Anda ke Dashboard Utama Kerjawan untuk menyelesaikan 4 tahap isian awal (Setup Wizard).
Mengisi 4 Tahap Isian Awal (Setup Wizard)
Saat pertama kali masuk ke dashboard, jendela pop-up panduan awal akan tampil otomatis untuk mengonfigurasi parameter operasional:
1
Tahap 1: Penentuan Lokasi Kantor & Geotagging
Cari alamat kantor via fitur "Cari" atau geser pin pada peta Google Maps. Isikan Nama Lokasi (contoh: Kantor Pusat), tetapkan Radius Presensi (toleransi meter untuk geofencing, disarankan 50 sampai 100 meter), pilih zona waktu operasional (WIB, WITA, atau WIT), lalu masukkan alamat lengkap. Klik Selanjutnya.
2
Tahap 2: Pengisian Informasi Profil Perusahaan
Lengkapi bidang industri usaha, perkiraan jumlah karyawan, dan nomor kontak resmi kantor. Klik Selanjutnya.
3
Tahap 3: Pengisian Jam Kerja Standar Utama
Tentukan jam masuk dan jam pulang kerja reguler yang berlaku di perusahaan Anda (misal 08.00 WIB - 17.00 WIB). Konfigurasi shift bergilir dapat disesuaikan kemudian. Klik Selanjutnya.
4
Tahap 4: Menentukan Hak Akses Jabatan Default
Sistem menyediakan profil hak akses standar (Administrator, HRD, Supervisor, dan Karyawan). Tambahkan jabatan khusus jika dibutuhkan dengan menekan ikon (+). Klik Selesai untuk menuntaskan wizard pendaftaran.
Verifikasi Email Resmi Administrator
Verifikasi email mutlak diperlukan untuk mengamankan akun dan mengaktifkan seluruh fitur pengiriman laporan berkala:
1
Periksa Banner Pemberitahuan di Dashboard
Akun yang belum terverifikasi akan memunculkan pita peringatan di bagian atas dashboard Kerjawan.
2
Buka Email Konfirmasi Masuk
Buka aplikasi email Anda (periksa kotak masuk atau folder spam) dengan pengirim resmi Kerjawan.
3
Klik Tombol "Konfirmasi Email"
Tautan akan membuka tab baru dengan pesan notifikasi bahwa verifikasi akun perusahaan telah berhasil aktif sepenuhnya.
Bagi perusahaan yang memiliki beberapa cabang, gudang, atau pos proyek lapangan, Anda dapat mendaftarkan seluruh titik lokasi presensi dalam satu akun perusahaan terpusat.
Menu/Pengaturan (Setting)/Lokasi Presensi
1
Buka Manajemen Lokasi Presensi
Masuk ke menu Pengaturan lalu pilih submenu Lokasi Presensi.
2
Klik Tombol Tambah Lokasi (+)
Tekan ikon tambah (+) di sudut kanan atas halaman. Jendela konfigurasi alamat cabang baru akan ditampilkan.
3
Tentukan Koordinat & Radius Geofence
Tentukan nama cabang (misal: Cabang Sleman, Gudang Sentral), geser pin peta ke titik koordinat gerbang/pintu masuk kantor, dan masukkan batas toleransi radius (misal 50 meter). Klik Simpan.
Deteksi Otomatis Multi-Cabang:
Sistem Kerjawan secara pintar akan mendeteksi dari cabang mana karyawan melakukan presensi masuk berdasarkan titik koordinat terdekat tanpa perlu memilih cabang secara manual.
Mengedit & Menghapus Lokasi
1
Edit Lokasi:
Klik ikon Edit (pensil) pada baris lokasi yang ingin diperbarui koordinat atau radiusnya. Ubah data lalu klik Simpan.
2
Hapus Lokasi:
Klik ikon Delete (tempat sampah) pada lokasi cabang yang sudah tidak difungsikan. Klik OK pada konfirmasi pop-up.
Fitur Proteksi & Kebijakan Presensi Khusus
Kerjawan menyediakan 3 pilar keamanan untuk menjamin integritas data kehadiran:
Fitur Keamanan
Cara Kerja Sistem
Opsi Pengaturan Admin
Wajib di Dalam Jangkauan
Memverifikasi apakah GPS perangkat karyawan berada di dalam batas radius kantor saat presensi.
Masuk Persetujuan Admin (presensi dicatat namun butuh validasi HR), atau
Tidak Bisa Presensi (tombol presensi terkunci jika di luar radius).
Wajib Standby Kantor
Melakukan pengecekan berkala terhadap lokasi perangkat karyawan selama rentang jam kerja berlangsung.
Menetapkan toleransi radius jarak maksimal yang diizinkan selama staf bertugas di lingkungan kantor.
Wajib Selfie (Foto Wajah)
Mewajibkan kamera depan mengambil foto wajah di lokasi secara langsung saat tombol presensi ditekan.
Mencegah titip presensi dan penggunaan aplikasi pihak ketiga / fake GPS. Foto tersimpan pada log presensi harian.
Modul 3Estimasi baca: 4 menit
Manajemen Shift & Jam Kerja Karyawan
Panduan penyusunan jam kerja tunggal (reguler), sistem shift bergilir (multi-shift pagi, siang, malam), pengaturan waktu istirahat, serta toleransi keterlambatan.
Membuat Shift Jam Kerja Tunggal (Reguler)
Jam kerja tunggal ideal bagi perusahaan dengan jam kerja tetap yang berlaku seragam untuk seluruh divisi.
Menu/Pengaturan (Setting)/Status Jam Kerja
1
Akses Halaman Status Jam Kerja
Buka menu Pengaturan lalu klik menu Status Jam Kerja.
2
Klik Tombol Tambah Jam Kerja
Tekan tombol "Status Jam Kerja" di bagian kanan atas halaman untuk membuka formulir pembuatan shift.
3
Tentukan Parameter Jam Kerja
Masukkan Nama Jam Kerja (contoh: Jam Kantor Reguler), jam masuk (misal 08.00), toleransi keterlambatan (misal 15 menit), jam mulai dan akhir istirahat, serta jam pulang (misal 17.00). Klik Simpan.
Membuat Multi-Shift (Shift Bergilir / Shift Toko & Pabrik)
Jika unit operasional Anda memiliki pembagian kerja rotasi (misal Shift Pagi, Shift Siang, Shift Malam), Anda cukup mengulangi langkah penambahan shift dengan jam operasional yang berbeda.
Contoh Pengaturan Multi-Shift:
• Shift Pagi: Masuk 07.00 WIB | Pulang 15.00 WIB
• Shift Siang: Masuk 15.00 WIB | Pulang 23.00 WIB
• Shift Malam: Masuk 23.00 WIB | Pulang 07.00 WIB (Lintas Hari Otomatis)
Mengedit & Menghapus Shift Kerja
1
Mengedit Shift:
Klik ikon Edit pada kolom Aksi sesuai baris jam kerja yang akan direvisi, sesuaikan jam, lalu klik Simpan.
2
Menghapus Shift:
Klik ikon Delete pada shift yang tidak lagi digunakan. Konfirmasi penghapusan dengan menekan OK.
Modul 4Estimasi baca: 4 menit
Pengaturan Profil Perusahaan, Departemen & Jabatan
Pengelolaan identitas entitas bisnis, upload logo resmi untuk slip gaji dan kop laporan, pengaturan divisi kerja, serta pembagian hak akses jabatan (Role-based access).
Mengubah Informasi Data Perusahaan
Menu/Pengaturan (Setting)/Edit Perusahaan
1
Akses Formulir Edit Perusahaan
Buka menu Pengaturan lalu klik submenu Edit Perusahaan.
2
Perbarui Kolom Data
Ubah Nama Perusahaan, Alamat Kantor Operasional, Kontak Telepon, Website, atau Email Perusahaan sesuai kebutuhan.
3
Simpan Perubahan
Klik tombol Simpan di bagian bawah form untuk menyimpan pembaruan.
Mengunggah Logo Resmi Perusahaan
Logo resmi yang Anda unggah di sini akan langsung terintegrasi dan dicetak otomatis pada header slip gaji PDF dan dokumen kop laporan eksekutif Kerjawan.
1
Buka Area Logo
Pada halaman Edit Perusahaan, arahkan kursor ke area kotak logo (area abu-abu dengan label ganti logo).
2
Pilih Berkas Logo
Gunakan opsi klik untuk memilih file dari komputer Anda (format .PNG transparan disarankan) atau seret berkas langsung (drag & drop) ke kotak logo.
3
Simpan Logo
Klik Simpan. Logo baru akan langsung tampil sebagai identitas resmi instansi.
Mengelola Divisi & Departemen
Menu/Pengaturan (Setting)/Divisi / Departemen
1
Menambah Divisi Baru:
Klik tombol Tambah, masukkan Nama Divisi (contoh: Operasional, Keuangan, Pemasaran, IT) beserta keterangannya, lalu klik Simpan.
2
Mengedit atau Menghapus Divisi:
Gunakan tombol Edit untuk mengubah nama divisi, atau tombol Hapus untuk menonaktifkan divisi yang sudah digabung.
Mengelola Jabatan & Hak Akses Modul
Hak akses memungkinkan pemilik bisnis mendelegasikan tugas kepada HRD atau Kepala Divisi tanpa memberikan akses ke modul sensitif seperti Billing atau Rekening Perusahaan.
Menu/Pengaturan (Setting)/Jabatan + Akses
Prinsip Hak Akses Jabatan (Role Access):
Centang modul-modul yang diizinkan untuk setiap jabatan (misal: Modul Presensi, Modul Cuti, Modul Kasbon Karyawan, Modul Slip Gaji, atau Modul Laporan). Jabatan non-manajemen umumnya hanya memiliki akses mobile sebagai Karyawan biasa.
Modul 5Estimasi baca: 5 menit
Konfigurasi Potongan, Tunjangan & Lembur
Pengaturan formula pemotongan gaji akibat keterlambatan atau alpha, kalkulasi kompensasi fee lembur otomatis, tunjangan tetap/variabel, dan potongan kustom.
Aturan Potongan Keterlambatan
Sistem Kerjawan mampu mengalkulasi denda keterlambatan secara otomatis berdasarkan menit keterlambatan pada log presensi harian.
Buka tab Potongan Keterlambatan lalu klik Tambah di sisi kanan atas.
2
Tentukan Nominal & Tipe Potongan
Pilih tipe potongan: Per Menit (misal Rp 1.000 per menit telat) atau Per Hari (misal denda Rp 25.000 jika terlambat pada hari itu). Formula perhitungan akan tampil pada kolom samping.
3
Tentukan Shift & Kelompok yang Berlaku
Tentukan apakah potongan berlaku untuk seluruh shift atau shift tertentu, lalu klik Simpan.
Aturan Potongan Alpha / Tidak Masuk
Diberlakukan kepada karyawan yang tidak hadir kerja tanpa pemberitahuan izin, surat sakit, atau cuti resmi.
1
Buka Tab Potongan Alpha
Pilih menu Potongan Alpha / Tidak Masuk lalu klik Tambah.
2
Isi Nominal Denda Ketidakhadiran
Masukkan nominal potongan per hari (misal Rp 100.000 atau proporsional gaji harian) serta shift yang diberlakukan. Klik Simpan.
Kompensasi Fee Lembur (Overtime)
1
Buka Menu Fee Lembur
Pilih tab Fee Lembur lalu tekan Tambah.
2
Konfigurasi Tarif Lembur
Tentukan satuan upah lembur: Per Jam atau Per Menit. Masukkan nominal upah serta hak keanggotaan staf yang berhak menerima lembur. Klik Simpan.
Manajemen Tunjangan & Potongan Lainnya
Komponen Gaji
Satuan Periode
Keterangan Penggunaan
Tunjangan Kehadiran / Transport
Per Hari Kerja Hadir
Otomatis dikalikan jumlah hari masuk kerja yang tercatat valid pada log presensi.
Tunjangan Jabatan / Fungsional
Per Bulan
Nominal tetap bulanan yang otomatis dimasukkan ke dalam slip gaji karyawan.
Tunjangan Hari Raya / Bonus Tahunan
Per Tahun / Insidental
Diberikan pada bulan tertentu sesuai masa berlaku tanggal mulai dan akhir.
Potongan Kustom / Iuran Paguyuban
Per Bulan
Memotong nominal tertentu setiap bulan untuk kas internal atau asuransi bersama.
Modul 6Estimasi baca: 6 menit
Manajemen Data Karyawan (Pegawai)
Penambahan karyawan mandiri, import massal data pegawai dari template Excel, pengelolaan berkas arsip digital, pengisian data keuangan, serta restore karyawan non-aktif.
Metode 1: Menambah Karyawan Secara Manual (Satu per Satu)
Menu/Pegawai/Tambah
1
Buka Manajemen Pegawai
Pilih menu Pegawai pada bilah navigasi utama, lalu klik tombol Tambah.
2
Lengkapi Formulir Data Karyawan
Masukkan Nama Lengkap, Nomor HP/WhatsApp aktif, Alamat Email aktif, Divisi, Jabatan, dan Shift Kerja utama. Pastikan email belum pernah terdaftar sebelumnya di akun perusahaan lain.
3
Simpan Akun Karyawan
Klik Simpan. Akun karyawan akan langsung dibuat dan dapat digunakan login ke aplikasi mobile Kerjawan menggunakan email tersebut.
Metode 2: Import Data Karyawan Massal via Excel (.xlsx)
Gunakan metode ini jika Anda memiliki puluhan atau ratusan karyawan agar input data selesai dalam beberapa menit saja.
1
Unduh Template Excel Resmi
Buka Menu / Pegawai / Import Excel. Klik tautan Download Template Excel dan simpan file di komputer Anda.
2
Isi Data pada Template
Buka file Excel, klik Enable Editing, hapus baris contoh (baris 2), lalu masukkan daftar karyawan Anda sesuai format kolom yang telah disediakan. Simpan file (Ctrl + S).
3
Unggah Berkas ke Kerjawan
Kembali ke browser pada halaman Import, klik Choose File, pilih file Excel yang telah diisi, lalu klik Unggah.
4
Verifikasi Hasil Import
Sistem akan menampilkan rekapitulasi data yang sukses dan gagal diimpor beserta keterangannya.
Untuk memperbarui berkas dan profil karyawan, klik ikon Edit (pensil) pada baris nama karyawan di tabel data pegawai:
Tab Informasi
Detail Isian yang Dikelola
1. Data Kerjawan
Nomor Induk Pegawai (NIP), barcode presensi fisik, status kepegawaian (Tetap, Kontrak, Magang), dan tanggal mulai bertugas.
2. Data Personal
Nomor Induk Kependudukan (NIK KTP), tempat & tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan, agama, dan alamat domisili.
3. Pendidikan
Riwayat pendidikan formal, nama sekolah/universitas, jurusan studi, dan tahun kelulusan.
4. Arsip File Digital
Unggah berkas digital penunjang karyawan: CV, scan KTP, Surat Kontrak Kerja, Ijazah, dan Sertifikat Keahlian.
5. Data Keuangan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), nama bank penggajian, nomor rekening, dan nama pemilik rekening resmi untuk transfer gaji.
Menghapus & Memulihkan (Restore) Data Karyawan
1
Menonaktifkan / Menghapus Karyawan:
Klik ikon Delete pada baris pegawai yang berhenti bekerja. Akun tidak akan dapat melakukan presensi lagi.
2
Memulihkan Data (Restore):
Buka tab Menu / Pegawai / Pegawai Tidak Aktif, temukan nama staf yang bersangkutan, lalu klik tombol Restore untuk mengembalikan data ke status aktif.
Modul 7Estimasi baca: 4 menit
Manajemen Perizinan & Cuti Karyawan
Tata kelola hak cuti tahunan karyawan, pembuatan cuti bersama / libur nasional instansi, serta prosedur persetujuan (approval) atau penolakan pengajuan dari smartphone.
Membuat Cuti Bersama & Libur Nasional Perusahaan
Fitur Cuti Bersama hanya dapat dibuat melalui dashboard web oleh Administrator, di mana seluruh jadwal libur akan otomatis disetujui untuk semua karyawan yang terdaftar.
Menu/Izin / Cuti/Cuti Bersama
1
Buka Menu Cuti Bersama
Masuk ke menu Izin / Cuti lalu pilih submenu Cuti Bersama.
2
Isi Detail Hari Libur
Beri nama libur (contoh: Libur Cuti Bersama Hari Raya Idul Fitri), pilih tanggal mulai dan selesai.
3
Atur Kebijakan Pemotongan Kuota
Centang opsi apakah cuti bersama ini memotong kuota cuti tahunan karyawan atau merupakan libur resmi tambahan non-potong. Klik Simpan.
4
Notifikasi Otomatis Terkirim
Seluruh staf akan menerima pemberitahuan otomatis kalender libur pada aplikasi mobile Kerjawan masing-masing.
Menyetujui (Approve) Pengajuan Izin / Cuti
Karyawan mengajukan izin sakit atau cuti melalui aplikasi mobile Kerjawan. Administrator memproses persetujuan melalui dashboard web:
1
Buka Daftar Pengajuan Cuti:
Akses Menu / Izin / Cuti. Tabel akan menampilkan daftar pemohon lengkap dengan tanggal, jenis cuti, dan lampiran surat dokter/dokumen.
2
Klik Ikon Hijau (Setuju):
Klik ikon centang berwarna hijau pada kolom aksi untuk menyetujui permohonan. Klik OK pada pop-up konfirmasi. Karyawan akan menerima notifikasi persetujuan di ponselnya.
Menolak (Reject) Pengajuan Izin / Cuti
1
Klik Ikon Merah (Tolak):
Jika permohonan tidak memenuhi kualifikasi atau beban operasional sedang genting, klik ikon silang merah pada baris pengajuan.
2
Tuliskan Alasan Resmi Penolakan:
Masukkan catatan alasan penolakan secara jelas pada kotak dialog yang muncul, lalu klik Kirim. Notifikasi penolakan beserta alasan tertulis akan diteruskan ke karyawan.
Modul 8Estimasi baca: 6 menit
Penggajian & Penerbitan Slip Gaji Digital (Payroll)
Otomatisasi kalkulasi gaji bersih berdasarkan akumulasi presensi, tunjangan, lembur, potongan denda, serta potongan kasbon karyawan, disertai penerbitan berkas PDF resmi.
Formula Kalkulasi Otomatis Gaji di Kerjawan
Rumus Perhitungan Otomatis Payroll: Penerimaan Bersih (Take Home Pay) = Gaji Pokok + Total Tunjangan (Kehadiran/Jabatan) + Fee Lembur Disetujui − Potongan Keterlambatan − Potongan Alpha − Angsuran Kasbon Karyawan − Potongan Lainnya.
Langkah Pembuatan Slip Gaji Bulanan
Menu/Slip Gaji
1
Pilih Periode Penggajian
Buka menu Slip Gaji, lalu klik Lihat Detail pada bulan kerja yang sedang berlangsung (tombol kuning).
2
Tentukan Rentang Cut-Off Gaji
Pada pop-up isian awal, tentukan tanggal cut-off periode kerja (contoh: tanggal 21 bulan lalu sampai tanggal 20 bulan berjalan), lalu klik Simpan.
3
Review & Edit Rincian Slip Gaji Karyawan
Daftar seluruh karyawan akan muncul dengan nilai gaji yang terkalkulasi otomatis. Klik ikon Edit pada staf tertentu jika ingin menambahkan bonus performa atau merevisi rincian potongan.
4
Simpan Draf & Terbitkan Slip
Jika angka gaji telah sesuai, klik Simpan Draf, lalu klik Terbitkan Slip. Slip gaji digital akan langsung terkirim secara aman ke aplikasi mobile masing-masing staf.
Fitur Refresh Toolbar & Refresh Baris Karyawan
Fitur Refresh digunakan untuk memperbarui kalkulasi slip gaji draf saat terdapat perubahan master tunjangan atau sanksi keterlambatan di tengah periode:
1
Refresh Toolbar (Semua Karyawan):
Gunakan tombol Refresh pada toolbar atas setelah mengubah formula global tunjangan atau potongan agar seluruh draf slip diperbarui serentak.
2
Refresh Baris Aksi (Satu Karyawan):
Gunakan tombol Refresh pada kolom aksi baris karyawan jika hanya terjadi penyesuaian khusus pada karyawan bersangkutan.
Mencetak & Mengunduh Slip Gaji PDF
Gunakan ikon Download pada sisi bawah halaman manajemen slip gaji untuk mengunduh berkas slip resmi format PDF yang telah dilengkapi kop surat dan logo perusahaan.
Modul 9Estimasi baca: 5 menit
Pemantauan Presensi Real-Time & Validasi Lapangan
Monitoring log presensi harian, verifikasi presensi bermasalah di luar radius, persetujuan klaim reimbursement operasional, pelacakan GPS dinas luar, serta evaluasi manipulasi data.
Memantau Data Presensi Harian
Menu/Presensi/Data Presensi
Menampilkan log kehadiran real-time seluruh staf kantor: waktu jam masuk, waktu jam pulang, status ketepatan waktu, foto selfie biometrik, titik koordinat GPS, serta alamat lengkap saat presensi dilakukan.
Persetujuan Presensi Bermasalah & Lembur
Jika karyawan melakukan presensi di luar radius kantor (karena penugasan dadakan) atau melakukan lembur kerja di luar jadwal, data akan dialihkan ke antrean persetujuan:
1
Buka Menu Persetujuan:
Akses Menu / Presensi / Persetujuan. Periksa alasan karyawan dan titik lokasi di peta.
2
Aksi Validasi Admin:
Klik tombol Setuju jika presensi di luar radius tersebut sah (data akan langsung masuk ke log kehadiran normal). Untuk pengajuan lembur, klik warna hijau untuk menyetujui atau merah untuk menolak.
Verifikasi Klaim Reimbursement Operasional
Menu/Presensi/Reimbursement
1
Lihat Detail Klaim:
Klik tombol Detail pada pengajuan klaim operasional staf (struk bensin, biaya tol, parkir dinas, atau akomodasi lapangan).
2
Persetujuan Pembayaran:
Klik Setuju untuk menyetujui klaim. Status berubah menjadi Telah Disetujui dan karyawan akan mendapatkan notifikasi realisasi pencairan dana.
Koreksi Jam Presensi & Evaluasi Kecurangan
1
Mengoreksi Jam Presensi:
Jika terjadi kendala teknis (misal baterai smartphone habis saat jam pulang), klik kolom jam nama staf pada tabel Data Presensi, ubah jam sesuai fakta kerja lapangan, lalu klik Simpan.
2
Menghapus Presensi Palsu / Fiktif:
Jika staf terbukti melakukan manipulasi atau menitipkan presensi, klik kolom nama staf pada tabel Data Presensi, lalu pilih Hapus Presensi. Data kehadiran fiktif tersebut akan dibatalkan.
Live GPS Tracking: Penelusuran Lokasi Dinas & Standby Kantor
Gunakan fitur Menu / Presensi / Tracking Lokasi untuk memantau rute pergerakan sales canvasser, teknisi instalasi, atau kurir pengiriman secara interaktif di peta selama jam kerja dinas luar kantor.
Modul 10Estimasi baca: 5 menit
Manajemen Kasbon Karyawan
Pengelolaan fasilitas kasbon darurat karyawan, peninjauan plafon dan persetujuan pengajuan, opsi negosiasi nominal, skema pemotongan otomatis pada slip gaji, serta pencatatan angsuran manual.
Konsep Tata Kelola Kasbon Karyawan di Kerjawan
Kerjawan memfasilitasi kebutuhan dana darurat karyawan secara akuntabel dan transparan. Karyawan mengajukan kasbon melalui aplikasi mobile dengan mencantumkan nominal, alasan pengajuan, dan rencana tenor angsuran.
Integrasi Otomatis ke Payroll:
Setiap kasbon karyawan yang disetujui oleh Administrator akan langsung tercatat pada sistem pembukuan dan otomatis dipotongkan pada slip gaji karyawan sesuai skema angsuran yang disepakati.
Menyetujui (Approve) Pengajuan Kasbon Karyawan
Menu/Kasbon Karyawan/Data Kasbon
1
Buka Menu Data Kasbon
Akses menu Kasbon Karyawan lalu pilih Data Kasbon. Klik tombol detail berwarna kuning pada baris staf pemohon.
2
Tinjau Permohonan Kasbon
Periksa alasan kasbon, riwayat pengembalian sebelumnya, serta kesesuaian dengan batas plafon gaji karyawan.
3
Persetujuan Penuh
Jika disetujui sesuai nominal yang diajukan, pilih opsi Ya lalu klik tombol Proses. Status permohonan akan menjadi Disetujui.
Menyesuaikan (Edit) Nominal Kasbon yang Disetujui
Jika nominal yang diajukan melebihi kebijakan perusahaan (contoh: staf mengajukan kasbon Rp 3.000.000 namun perusahaan hanya menyetujui Rp 2.000.000):
1
Klik Ikon Edit (Hijau) pada Data Kasbon:
Buka halaman Data Kasbon, tekan ikon pensil berwarna hijau pada baris permohonan bersangkutan.
2
Sesuaikan Nominal Kasbon & Tenor:
Ubah nominal plafon yang disetujui perusahaan, simpan draf, lalu lanjutkan proses persetujuan via tombol kuning.
Menolak Pengajuan Kasbon Karyawan
1
Pilih Opsi Tolak:
Buka detail permohonan via tombol kuning, pilih opsi Tidak pada pilihan persetujuan.
2
Kirim Konfirmasi Penolakan:
Klik tombol Proses. Status pengajuan akan ditolak dan karyawan menerima pemberitahuan resmi.
Selain potongan otomatis bulanan dari slip gaji, staf juga dapat melunasi kasbon lebih awal melalui setoran kas / transfer:
1
Buka Menu Bayar Kasbon:
Pada baris kasbon berstatus disetujui, klik tombol Bayar Kasbon.
2
Input Jumlah Pembayaran Tagihan:
Masukkan nominal uang tunai atau bukti transfer setoran kasbon karyawan, lalu klik Simpan.
3
Sisa Tagihan Terupdate Otomatis:
Saldo sisa kasbon karyawan akan berkurang seketika. Riwayat angsuran lengkap dapat dicek kapan saja di Menu / Kasbon Karyawan / Angsuran.
Modul 11Estimasi baca: 4 menit
Billing, Langganan & Deposit Saldo Layanan
Pengelolaan saldo deposit akun instansi Kerjawan, prosedur penambahan saldo kuota, invoice tagihan dengan kode unik transfer, konfirmasi pembayaran, serta unduh kwitansi resmi.
Prosedur Pengisian Deposit Saldo Perusahaan
Menu/Billing
1
Pilih Nominal Paket Saldo
Buka menu Billing, pilih nominal saldo deposit yang ingin ditambahkan untuk operasional akun Anda, lalu klik tombol Tambah Saldo.
2
Periksa Invoice & Kode Unik Transfer
Sistem akan menerbitkan invoice pembayaran yang menampilkan nomor rekening bank tujuan resmi CV Kerjawan Innovate Technologia beserta 3 digit kode unik verifikasi pembayaran.
3
Lakukan Transfer Bank Tepat Nominal
Transfer jumlah dana sesuai persis dengan nominal tagihan (termasuk kode unik) agar sistem dapat melakukan verifikasi instan.
4
Konfirmasi Pembayaran
Kembali ke halaman Menu / Billing, klik tombol Konfirmasi pada baris transaksi terbaru, isi data pengirim transfer, lalu klik Kirim.
5
Status "Terbayar" & Unduh Invoice Lunas
Status transaksi akan otomatis berubah menjadi Terbayar dan saldo langsung masuk ke akun perusahaan. Anda dapat mengunduh berkas kwitansi resmi berstempel lunas dengan menekan ikon Cetak.
Modul 12Estimasi baca: 5 menit
Pusat Laporan & Ekspor Data Eksekutif
Panduan komprehensif penarikan laporan analitik perusahaan: rekapitulasi presensi, payroll gaji, rekap izin dan cuti, audit reimbursement, hingga data demografi kepegawaian format Excel dan PDF.
Laporan Presensi Karyawan
Menu/Laporan/Presensi
1
Pilih Periode Kerja:
Atur rentang tanggal laporan yang ingin ditampilkan, lalu klik Proses. Arahkan kursor pada diagram untuk menganalisis tren persentase kehadiran.
2
Ekspor ke Excel (.xlsx) atau PDF:
Klik tombol Excel pada sudut kanan atas untuk membuka rekapan lembar kerja spreadsheet, atau klik tombol Cetak untuk menyimpan format dokumen PDF.
3
Laporan Detail Per Karyawan:
Gulir tabel ke bawah dan klik ikon Detail pada salah satu staf untuk melihat histori presensi personal lengkap dengan akumulasi menit keterlambatan.
Laporan Penggajian (Payroll Report)
Menu/Laporan/Gaji
Menyajikan audit neraca penggajian instansi: total pengeluaran gaji pokok, total tunjangan yang dibayarkan, biaya lembur, pemotongan kedisiplinan, serta cicilan pelunasan kasbon karyawan yang diterima kembali oleh kas kantor.
Laporan Perizinan, Cuti & Reimbursement
Jenis Laporan
Navigasi Menu Dashboard
Data Output yang Dihasilkan
Laporan Izin & Cuti
Menu / Laporan / Izin Cuti
Rekapitulasi sisa kuota cuti tahunan tiap staf, frekuensi izin sakit surat dokter, dan izin keperluan mendesak.
Laporan Reimbursement
Menu / Laporan / Reimbursement
Rincian dana operasional lapangan yang telah terealisasi, lampiran kwitansi, dan pengelompokan per proyek.
Laporan Kepegawaian
Menu / Laporan / Kepegawaian
Statistik demografi tenaga kerja berdasarkan departemen, jenjang jabatan, lama masa kerja, dan status ikatan dinas.
